Как заверить копию?

Необходимость единообразия судебной практики не вызывает сомнений. Тем более в таком повседневном и насущном вопросе, как порядок заверения копий предоставляемых в суд документов. Вряд ли можно признать удовлетворительным такое положение вещей, когда разные судьи по-разному смотрят на правила о надлежащей форме заверения копий документов, представляемых в суд лицами, участвующими в деле.

Согласно п. 8 ст. 75 АПК РФ “Письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии”.

Толкуют указанное правило судьи различным образом: одни считают, что копии письменных доказательств могут быть заверены подписью представителя лица, участвующего в деле, другие полагают, что заверение является надлежащим только в том случае, если это сделал нотариус или уполномоченное должностное лицо организации, участвующей в деле, с приложением печати этой организации.

Стоит отметить, что практика подачи копий документов, заверенных подписью представителя, является сегодня более распространенной. Но наличие другой практики приводит к тому, что при подаче иска, с приложением документов, заверенных представителем по делу, нет уверенности, будет ли иск принят или оставлен без движения. Да и в самом процессе не всегда понятно, примет суд как доказательства копии, заверенные представителем, или откажет. А отказ может привести, в лучшем случае – к отложению рассмотрения дела до представления копий, заверенных нотариусом или подписью должностного лица организации, участвующей в деле, с приложением печати, в худшем – к принятию судом решения на основании имеющихся в деле доказательств против лица, представитель которого решил самостоятельно заверить копии документов.

Позиция суда

Чем руководствуются суды, когда не принимают в качестве надлежаще заверенных доказательств копии документов, подписанные представителем лица, участвующего в деле?

Как правило, разъяснений в судебных актах вообще не дается, и лишь изредка суды апеллируют к смыслу нормы п. 8 ст. 75 АПК РФ.

Например, в Постановлении Федерального арбитражного суда (далее – ФАС) Северо-Западного округа от 1 октября 2004 г. № А56-7786/04 указано: “Пунктом 8 статьи 75 АПК РФ, который можно применить не только в отношении письменных доказательств, но и иных документов, направляемых в суд, установлено, что письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. По смыслу указанной нормы заверение копий осуществляется подписью компетентного должностного лица с приложением печати”.

Наиболее распространена практика, когда суд не объясняет причин такого толкования п. 8 ст. 75 АПК РФ.
Так, в Постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 17 апреля 2002 года № А28-1/02-3 сказано: “Представленная заявителем копия акта надлежащим образом не была заверена (отсутствует печать организации, не указана должность лица, заверившего копию акта)”. Или, например, Постановление ФАС МО от 19 мая 2003 г. № КА-А40/2922-03: “Согласно п. 8 ст. 75 АПК РФ письменные доказательства представляются в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Заверение копий осуществляется подписью компетентного должностного лица с приложением печати”.

Контраргументы

Безусловно, нельзя согласиться с тем, что под надлежащим заверением закон понимает нотариальное, поскольку о “нотариальном удостоверении” АПК РФ упоминает наряду с “надлежащим заверением”. Так, о нотариальном порядке заверения прямо говорится в п. 5 ст. 92, п. 3 ст. 231, п. 3 ст. 237 АПК РФ. Значит, в понятие “надлежащее заверение” вкладывается другой смысл.

Что же касается заверения должностным лицом организации, то ни в одном нормативном акте (в том числе, ранее действовавшем) нет правил о таком заверении копий документов.

Надо отметить, что “Унифицированные системы документации…”, утвержденные Постановлением Госстандарта № 273 от 31 июля 1997 г. (в ред. от 21.01.2000 г.), в которых говорится о правилах заверения копий документов, так и не вступили в действие, поскольку не были зарегистрированы в Минюсте РФ.

Как указывалось в п. 3.25. “Унифицированных систем документации…”, “при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита “Подпись” проставляют: заверительную надпись “Верно”; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации”.

То есть, даже в указанном документе Госстандарта РФ, которым, в общем-то, руководствоваться нельзя, поскольку он так и не обрел юридической силы, проставление печати не считалось обязательным. В то же время некоторые суды, как мы видели, требуют ее в императивном порядке, никаких нормативных оснований к тому не имея.
В отношении ст. 75 АПК РФ не существует и разъяснений со стороны высшей судебной инстанции, которые могли бы создать единообразную практику по рассматриваемому вопросу.

Думается, представитель лица, участвующего в деле, должен иметь возможность совершать любые действия, необходимые для участия в процессе, в том числе - заверять копии документов, подаваемых в суд.

Не для того осуществляется поручение ведения судебного дела представителям, чтобы отвлекать управленцев организации от дел насущных. Ведь процедура заверения копий документов может оказаться слишком затратной по времени. Особенно, если суд будет подходить к заверению строго и требовать указания на каждой странице надписи “копия верна”, проставления печати, указания должности, фамилии, имени, отчества лица, подписывающего документ, даты заверения. Очевидно, в ряде дел доказательства бывают очень объемными, до сотни страниц, так что процесс их заверения может лишить главу организации времени для занятия своей основной деятельностью. Вместе с тем, основная функция представителя – осуществление любых действий, связанных с рассмотрением дела в суде, за исключением случаев, когда доверитель намеренно отказывает в передаче представителю всех полномочий.

Поэтому логично было бы поручить именно представителю совершение действий по заверению копий документов, представляемых в суд.

Представляется, нет оснований считать, что заверенный печатью организации документ дает больше уверенности в том, что он – не подделка. Вряд ли у представителя есть больше стимулов к подделке документа, чем у представляемой стороны. Важно также то, что ответственность за использование подложных документов для всех одинакова, вне зависимости от роли в процессе, и предусмотрена она п. 3 ст. 327 УК РФ.

Кроме того, суд имеет возможность потребовать представления оригиналов документов (п. 9 ст. 75 АПК РФ). То есть, при наличии каких-либо сомнений в соответствии копий письменных доказательств действительности суд их легко может устранить вне зависимости от того, кем заверена копия письменного доказательства.

В принципе, наиболее часто сегодня суды идут на принятие документов, заверенных представителем лица, участвующего в деле. Для “узаконивания” указанной практики должны быть внесены соответствующие изменения в АПК РФ, или хотя бы должны быть осуществлены разъяснения на уровне ВАС РФ.